Aufbewahrungsfrist Patientenakte: 10 Jahre und Ausnahmen

Die Aufbewahrungsfrist der Patientenakte beträgt zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. So steht es in § 630f Abs. 3 BGB und in § 10 Abs. 3 der Musterberufsordnung für Ärzte. Längere Fristen gelten, wo andere Gesetze sie vorschreiben, etwa 30 Jahre für Aufzeichnungen über Strahlenbehandlungen und für bestimmte Daten zu Blutprodukten. Nach Ablauf der Frist sind die Daten grundsätzlich zu löschen, wenn kein anderer Grund für die Aufbewahrung besteht. Was aus KI-Entwürfen in die Dokumentation übernommen wird, wird Teil der Akte.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Die Praxis Dr. Muster (ein erfundenes Beispiel) räumt ihr Archiv auf. Drei Akten liegen auf dem Tisch:

• Patient A war zuletzt 2014 in Behandlung. Die zehn Jahre sind abgelaufen. Die Praxis prüft, ob es einen Grund gibt, die Akte länger zu behalten, und vernichtet sie sonst datenschutzgerecht.
• Patientin B wurde 2015 als Erwachsene geröntgt. Auch hier gilt eine Frist von zehn Jahren für die Untersuchungsdaten.
• Patient C wurde 2012 als Kind geröntgt und ist heute 24. Die Röntgenaufzeichnungen müssen bis zu seinem 28. Geburtstag aufbewahrt werden.

Außerdem nutzt die Praxis seit einem Jahr einen KI-Assistenten, der aus Diktaten Briefentwürfe erstellt. Die geprüften Briefe liegen in der Akte und unterliegen denselben Fristen.

Die Fristen im Einzelnen

Die Grundregel: zehn Jahre

§ 630f BGB verpflichtet den Behandelnden, eine Patientenakte in Papierform oder elektronisch zu führen, und zwar in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung. Aufzunehmen sind alle für die derzeitige und künftige Behandlung wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse, etwa Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Befunde, Therapien, Eingriffe, Einwilligungen, Aufklärungen und Arztbriefe (Abs. 2). Die Akte ist zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht andere Vorschriften andere Fristen vorsehen (Abs. 3). Die Berufsordnung wiederholt das in § 10 Abs. 3 MBO-Ä.

Die Frist beginnt mit dem Abschluss der Behandlung, nicht mit dem ersten Besuch. Bei Patienten, die regelmäßig kommen, läuft sie für frühere Unterlagen also oft noch lange.

Längere Sonderfristen

• Strahlenbehandlung: Aufzeichnungen über Behandlungen mit ionisierender Strahlung 30 Jahre (§ 85 Abs. 2 StrlSchG).
• Röntgen und andere Untersuchungen mit Strahlung: bei Erwachsenen zehn Jahre, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres (§ 85 Abs. 2 StrlSchG).
• Blutprodukte: die Dokumentation angewandter Blutprodukte mindestens 30 Jahre, die übrigen Aufzeichnungen nach dem Transfusionsgesetz mindestens 15 Jahre (§ 14 Abs. 3 TFG).

Weitere Sonderfristen bestehen in einzelnen Bereichen. Kammern und Kassenärztliche Vereinigungen veröffentlichen dazu Übersichten.

Änderungen und KI-Entwürfe

Berichtigungen und Änderungen sind nur zulässig, wenn der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt und erkennbar ist, wann geändert wurde (§ 630f Abs. 1). Das betrifft auch elektronische Akten.

Für KI-Werkzeuge heißt das: Ein Entwurf, den die Ärztin prüft, korrigiert und in die Dokumentation übernimmt, ist danach Teil der Patientenakte und unterliegt der Aufbewahrungsfrist. Ob ein Rohtranskript oder ein verworfener Entwurf ebenfalls dazugehört, hängt davon ab, ob er für die Behandlung wesentlich ist und in die Dokumentation übernommen wird. Viele Praxen übernehmen nur den geprüften Text und legen das intern fest. Wie ein sauberer Arztbrief aufgebaut ist, zeigt die Arztbrief Vorlage.

Spannung mit der Löschpflicht

Während der Frist geht die Aufbewahrungspflicht dem Recht auf Löschung vor (Art. 17 Abs. 3 DSGVO). Nach Ablauf sind die Daten grundsätzlich zu löschen, weil sie für ihren Zweck nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 Abs. 1 lit. a). Manche Praxen bewahren Unterlagen länger auf, weil Schadensersatzansprüche wegen Gesundheitsverletzungen erst nach bis zu 30 Jahren verjähren (§ 199 Abs. 2 BGB). Eine solche längere Aufbewahrung muss im Einzelfall begründet werden. Mehr zum Löschrecht unter Recht auf Vergessenwerden.

Die Akte der Praxis ist unabhängig von der elektronischen Patientenakte. Was in der ePA liegt, ersetzt nicht die eigene Dokumentation.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Was die Aufbewahrungsregeln nicht abdecken

Die Fristen regeln, wie lange die Praxis ihre Akte behalten muss. Sie regeln nicht, wo Kopien der Inhalte sonst noch liegen. Wer einen Befund in ein KI-Werkzeug eingibt, schafft eine weitere Kopie beim Anbieter. Ob die nach Minuten, nach 30 Tagen oder nie gelöscht wird, entscheidet dessen Vertrag.

Darf der Anbieter Inhalte weiterverwenden, kann aus der Kopie ein anonymisierter Datensatz werden. Für ihn gilt die DSGVO nach Erwägungsgrund 26 nicht mehr. Er darf rechtmäßig gebündelt und verkauft werden, und für ihn gilt keine Löschfrist. Ihre Akte wird nach zehn Jahren vernichtet, der Datensatz nicht. Wie das abläuft, zeigt Die Datenspur, die Quellen stehen auf Legal verkäuflich.

Was das beim Einsatz von KI bedeutet

1. Festlegen, was in die Akte kommt: geprüfter Text ja, Rohdaten nach interner Regel.
2. Kopien beim Anbieter klären: Wie lange speichern Anbieter und Modellanbieter?
3. Keine Lizenz zulassen: Darf der Anbieter Inhalte weiterverwenden, auch anonymisiert?
4. Schweigepflicht beachten: Die Weitergabe an Dienstleister muss nach § 203 StGB zulässig sein. Grundlage ist die Einwilligung des Patienten oder eine andere gesetzliche Erlaubnis, das liegt bei der Praxis.

Wysor ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeitet Ihre Inhalte nur, um den Dienst für Sie zu erbringen. Wir nehmen uns keine Lizenz zur Weiterverwendung, trainieren nicht mit Ihren Inhalten und verkaufen sie nicht, weder personenbezogen noch anonymisiert. Das steht im Vertrag und bindet auch jeden, dem Wysor künftig gehören könnte. Bei jedem angebundenen Modellanbieter gilt Zero Data Retention: Die Daten werden verarbeitet und danach gelöscht. Die Daten sind verschlüsselt und werden in der EU gehostet. Die eigenen Mitarbeitenden von Wysor sind in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und nach § 203 Abs. 4 StGB belehrt. Unterauftragsverarbeiter sind über Auftragsverarbeitungsverträge und Zero Data Retention gebunden.

Häufige Fragen

Wie lange muss eine Patientenakte aufbewahrt werden? Zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung (§ 630f Abs. 3 BGB, § 10 Abs. 3 MBO-Ä), soweit keine längere Frist gilt.

Welche Unterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden? Unter anderem Aufzeichnungen über Strahlenbehandlungen (§ 85 StrlSchG) und die Dokumentation angewandter Blutprodukte (§ 14 TFG).

Wie lange müssen Röntgenbilder aufbewahrt werden? Bei Erwachsenen zehn Jahre, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres. Bei Strahlenbehandlungen 30 Jahre.

Gehören KI-Entwürfe zur Patientenakte? Was geprüft und in die Dokumentation übernommen wird, ja. Für Rohtranskripte und verworfene Entwürfe sollte die Praxis intern festlegen, ob sie Teil der Akte werden.

Muss die Akte nach zehn Jahren gelöscht werden? Grundsätzlich ja, wenn kein anderer Grund für die Aufbewahrung besteht. Eine längere Aufbewahrung, etwa wegen möglicher Haftungsansprüche, muss begründet werden.

Weiterlesen

• Arztbrief Vorlage. Aufbau eines Arztbriefs zum Kopieren.
• Elektronische Patientenakte: Widerspruch und Datennutzung. Was die ePA ändert und was nicht.
• Recht auf Vergessenwerden. Wann Daten gelöscht werden müssen.
• Die Datenspur. Wie aus einem Befund ein handelbarer Datensatz wird.

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